Introduction
La gestion de projet consiste à organiser et coordonner un ensemble d’activités dans le but d’atteindre un objectif donné tout en respectant des contraintes de budget et de temps.
Les méthodes de gestion de projet sont nombreuses et ont toutes des logiques différentes. C'est un domaine vaste qui requiert sans doute plus d'un article pour en faire le tour !
Dans cet article nous allons plus particulièrement nous intéresser au suivi budgétaire.
Quelques logiciels spécialisés permettent de faire du suivi de projets en remplaçant avantageusement le tableur Excel, outil généraliste mais finalement peu pratique. Ces applications permettent de créer des tâches, de les assigner et de leur associer des dates de début et de fin afin de générer un planning. Celui-ci permet ensuite de suivre l'état d'avancement du projet, éventuellement sous forme d'un diagramme de Gantt, qui permet de gérer aussi les liaisons entre les taches, celles qui doivent être achevées avant de commencer les suivantes.
Plus rares sont les applications de gestion de projets permettant une connexion directe avec les achats ou la comptabilité de l'entreprise afin de suivre les charges imputables à un projet.
L'Erp Odoo, en interconnectant tous les départements de l'entreprise de façon transparente, permet de faciliter l'affectation des coûts à un projet.
De déployer une solution intégrée aussi performante qu'Odoo va permettre notamment, lors de la réception d'une facture fournisseur dans le module achats, de l'attribuer en totalité ou partiellement à un projet du module Projet et de suivre l'évolution progressive des coûts.
On pourra ainsi très facilement voir si on est en dépassement budgétaire, ou non, et en temps réel, sans attendre que la saisie comptable soit effectuée.
Dans Odoo, la saisie d'une facture fournisseur, éventuellement automatisée avec l'IA, passera directement les écritures comptables liées et pourra aussi générer de façon automatique les écritures analytiques nécessaires à l'analyse budgétaire.
Création d'un projet dans Odoo
Afin d'activer la gestion budgétaire (budget analytique) dans Odoo, nous allons cocher "Gestion du budget" dans les paramètres de la comptabilité :
La Gestion du budget active automatiquement la Comptabilité Analytique car un budget est lié à un compte analytique.
Une fois ce paramétrage effectué, nous allons ouvrir le module Projet pour créer un nouveau projet :
La fenêtre de création de projet apparait (voir ci-dessous)
Dans cette fenêtre, par défaut "Feuilles de temps" est coché, ce qui permet de saisir, si on le désire, le temps passé par les équipes assignées aux taches, pour un meilleur suivi des charges associées au projet. Il est possible aussi de cocher "Facturable" afin de facturer le temps passé par les équipes sur le projet au client ou bien le matériel utilisé. Même si vous travaillez avec des coûts fixes dans vos devis de prestations, vous pouvez chiffrer le temps passé en coût horaire et l'imputer au projet pour en connaitre la rentabilité.
Nous n'avons ici besoin que de saisir le nom de notre projet "Projet BTP"
Ensuite il suffit de cliquer sur "Créer un projet" pour créer le projet.
Rien de plus simple.
Si votre activité est la vente de services, il est possible de demander à Odoo de créer automatiquement un projet à la validation du bon de commande. Chaque ligne du bon de commande servira alors à créer une tache. Le projet sera ainsi créé et lié automatiquement à l'exécution d'un bon de commande, sans nécessiter de saisie manuelle.
Liaison du projet avec un compte analytique
Allons voir ce que Odoo a créé pour nous en sélectionnant le sous-menu paramètres de la carte "kanban" de notre projet :
Odoo a créé automatiquement un compte analytique nommé "Projet BTP" associé à notre projet :
Désormais, toute écriture analytique venant mouvementer le compte analytique "Projet BTP" sera liée à notre projet. Il suffira donc, lors de la réception d'une facture fournisseur, de choisir le bon nom de projet pour générer une écriture qui imputera l'achat à notre projet.
Ventilation d'une facture fournisseur
Lors de la saisie d'une facture fournisseur, il suffira de choisir le nom du projet et de saisir la clé de répartition en %.
Les clés de répartitions et les imputations peuvent varier d'une ligne à l'autre de la facture
Odoo a créé automatiquement ce que l'on appelle une "Dimension analytique" permettant de ventiler la charge sur un ou plusieurs projets (liés chacun à un compte analytique différent)
Il est possible de créer autant de dimensions analytiques que l'on désire, par exemple pour ventiler une charge par département dans l'entreprise ou tout autre critère d'analyse désiré.
Les écritures comptables sont générées automatiquement à la validation de la facture fournisseur :
De même, l'écriture analytique liant cette ligne de facture au projet BTP est également générée :
Maintenant que le modèle de répartition de nos achats est en place, il ne nous reste plus qu'à créer notre budget analytique. Il suffit d'aller dans le module comptabilité, de choisir le menu "Comptabilité/budgets" et de créer le budget puis de lier ce dernier à notre projet pour voir apparaitre les engagements effectués.
Pour ce petit exemple, nous saisissons un budget de -1.000.000F(dépenses) qui s'étale du 16/10/2024 au 31/11/2024. Odoo peut calculer le montant engagé à la date du jour (ici le 02/11/2024) et, par interpolation linéaire, le montant théorique pour voir si nous sommes en dépassement de budget.
Le montant théorique calculé est de -391 304 F donc tout va bien. Nous avons consommé 30% du budget, en deçà de la valeur théorique de 39,13% prévu à ce jour.
Synthèse budgétaire
Afin de terminer cet exemple, regardons désormais dans le module "Projets" la mise à jour de notre projet qui s'est faite automatiquement :
La facture fournisseur a été automatiquement imputée à notre projet et est venu impacter le budget alloué au projet.
Et voilà !
J'espère qu'à travers ce petit exemple, vous aurez pu saisir la facilité d'utilisation d'Odoo et toute sa puissance.
Si vous êtes intéressé par mieux connaitre Odoo, ou si vous envisagez de déployer ce magnifique outil dans votre organisation, n'hésitez pas à entrer en contact avec un de nos experts en cliquant sur le bouton "Contactez-nous" en haut de cette page.
