Introduction

Une entreprise sans papier ? Le rêve ? 

Un conseil : chaque fois que votre fournisseur vous dépose une facture, demandez lui de vous l'envoyer par mail également en fichier PDF. Elle sera ainsi déjà dématérialisée et il supportera en partie cet effort de digitalisation. Après tout, vous allez le payer, il peut donc vous rendre ce petit service. Demandez cela à tous vos fournisseurs. Archivez les documents papier au fil de l'eau et traitez uniquement leur double numérique sous forme de  fichiers digitalisés : ils ne se perdent pas, ne s'abiment pas, ne prennent pas l'eau et les données qu'ils contiennent peuvent être traitées électroniquement très efficacement avec très peu d'intervention humaine.

Automatisation des factures générée par l'I.A.

Aujourd'hui des ERP comme Odoo peuvent littéralement lire vos factures en PDF et faire de la saisie automatique à partir de ce décodage intelligent.

Il faut dire qu'un document comme une facture fournisseur suit un trajet illogique : il est tapé sur ordinateur, puis imprimé sur du papier pour signature et dépôt, puis scanné ou encodé dans un logiciel comptable lui-même aussi sur un autre ordinateur....Il parait quand même plus rationnel d'envoyer un fichier directement d'un ordinateur à l'autre. Mais hélas on en est pas encore là. 

Les banques étrangères s'y mettent déjà  en donnant la possibilité à Odoo de se connecter directement en ligne (plus de 35.000 établissements financiers étrangers sont déjà connectés)  au compte bancaire de l'entreprise pour importer les relevés en temps réel sous forme de données numériques, sans avoir à les ressaisir ou à exporter puis réimporter un fichier d'écritures manuellement. Du coup le rapprochement bancaire devient automatisable et permet de gagner un temps précieux en éliminant cette tâche fastidieuse et les erreurs inévitables. Mais cela fera l'objet d'un autre article...

Quelques normes se mettent en place pour mettre des code barres ou des QR code sur les factures générées par le logiciel du fournisseur ou pour signer des documents avec des signatures sécurisées : mais la baisse des ventes de papier et des ventes d'imprimantes n'est pas encore à l'ordre du jour. La loi va imposer encore quelques temps cette traçabilité physique : les juges préfèrent les papiers palpables, avec des cachets qui bavent et des signatures bien appuyées au bic bleu. C'est sans doute une contrainte "générationnelle".

Cela parait donner un gage d'authenticité, même s'il est désormais plus facile de falsifier des documents physiques que de "craquer" des clés de sécurité cryptographiées qui protègent l'authenticité des fichiers numériques (voir l'explosion de la block chain et des crypto-monnaies infalsifiables comme le Bitcoin).

Mais d'ici la fin du papier "obligatoire",  il y a des solutions de dématérialisation très effaces et à portée de main qui existent. Il faut simplement gérer encore le flux des papiers d'un côté et le flux des données numériques en parallèle, Deux flux redondants pour une même finalité, alors que d'évidence l'exploitation intelligente des données (B.I.) ne sera possible qu'à partir du flux digital.

Vous avez sans doute entendu parler d'OCR (Reconnaissance automatique de caractères) : certains scanners sont munis d'un logiciel qui est capable de transformer une feuille de papier ou un fichier pdf en fichier word ou excel exploitable informatiquement.

Odoo utilise cette technique et y a ajouté de l'intelligence artificielle (I.A.) pour rendre son logiciel intelligent et lire les factures afin d'en extraire le nom du fournisseur, la date de facture et toutes les autres informations essentielles pour la comptabilité comme le montant HT , le montant de la TVA. etc.

Tarification

La numérisation des factures est un service Achats In-App (IAP) qui nécessite des crédits prépayés pour fonctionner. Chaque numérisation de document consomme un crédit. Au Sénégal la digitalisation d'une facture par l'I.A. est facturée environ 100 CFA ce qui reste une modique somme pour le service rendu. Si vous utilisez Odoo Online avec la version Enterprise, vous bénéficiez de crédits d’essai gratuits pour tester cette fonctionnalité.

Pour acheter des crédits, vous pouvez vous rendre à Comptabilité ‣ Configuration ‣ Paramètres ‣ Numérisation et cliquer sur « Acheter des crédits », ou bien accéder à Paramètres ‣ Odoo IAP et sélectionner « Voir mes services ».

Comment ça marche ?

Générer vous-même les factures fournisseurs

Dans Odoo, si c'est vous qui émettez le bon de commande fournisseur à partir du module Achats, par exemple pour commander des marchandises que vous allez ensuite réceptionner, alors le process est encore plus simple : A partir du bon de commande fournisseur, vous pouvez générer directement la facture fournisseur "informatique" et joindre en document attaché celle que vous recevez. Un seul clic suffit pour créer la facture !

En général, on génère cette facture fournisseur après avoir validé la réception des marchandises, pour éventuellement tenir compte des reliquats, si la livraison est incomplète.

Cette facture fournisseur une fois validée, passera toutes les écritures comptables nécessaires (créera la pièce comptable) directement dans le module comptable afin de mouvementer les comptes d'achats, de tiers et de taxes correspondants.

Dans ce cas de figure, on reste à 100% dans un flux digital d'Odoo. La facture émise par le fournisseur (et envoyée en PDF par mail) n'est là que pour vérification et preuve et sera attachée à la facture "informatique". On pourra d'ailleurs retrouver ce document dans le module Documents où seront stockés en ligne les doubles numériques des version papier.

et voilà !

Dans cet article nous avons vu comment dématérialiser vos factures fournisseurs et le gain que cela procure en terme de rapidité et de traitement. Cette dématérialisation participe à la transformation digitale des organisations. 

Il faut préparer l'avenir. 

Demain, le passage en version papier d'une facture qui est une étape lourde et coûteuse pour l'environnement sera éliminée. L'authenticité d'un fichier électronique sécurisé remplacera avantageusement la preuve papier devenue superflue. On ne dématérialisera plus car on ne transmettra que des informations digitales de client à fournisseur, de banque à client, de l'entreprise ou du contribuable vers les services de l'état et bien sûr à l'intérieur même de l'organisation. A partir du moment où le nerf de la guerre, l'argent, est devenu immatériel, tout les preuves de transaction monétaires suivront inexorablement.

D'ici là cette dématérialisation permet d'alimenter le flux de traitement digital de toute l'entreprise de façon optimum. Cela permet aussi de stocker les données que contiennent ces factures dans un base de données afin d'alimenter des analyses et des tableaux de bord Odoo sans ressaisie manuelle dans Excel ou dans une application tierce de reporting. 

Une fois que les données sont dans Odoo, celui-ci est capable d'assurer un traitement complet jusqu'au bout sans changer d'application.  Gain de temps, gain d'efficacité, sécurisation et exploitation intelligente de vos données : tout est là, à portée de main !

Si vous êtes intéressé par mieux connaitre Odoo, ou si vous envisagez de déployer ce magnifique outil dans votre organisation, n'hésitez pas à entrer en contact avec un de nos experts en cliquant sur le bouton  "Contactez-nous" en haut de cette page.