Introduction

Lors de la réalisation d'un projet vendu à un client, il arrive fréquemment que le temps estimé a priori ne corresponde pas à la réalité. Ce qui fait que le devis qui a été proposé et accepté par le client a peut-être été sous-estimé. En général, au Sénégal, il est difficile de facturer a posteriori le coût réel d'un projet en fonction du temps passé. Le client sera réticent à vous laisser carte blanche et à accepter de prendre le risque de vous payer le temps effectivement passé sur un projet. Exemple : "Je vous facturerais le temps réellement passé par mon infographiste sur le design de votre site. Si cela lui prend 2 jours je vous facture 2 jours, si cela lui prend 5 jours je vous facture 5 jours. Vous serez ainsi plus à l'aise pour demander des corrections, des modifications ou des ajouts."

Cette proposition ne passe pas, souvent à cause de la crainte d'être surfacturé. Les habitudes commerciales ont donc ancrées ici la notion de forfait dans l'élaboration d'un devis de prestations de services. On évalue par exemple a priori 3 jours d'infographie dans le devis et on facturera les 3 jours, que le technicien en ait passé 2 ou 5. Et tant pis s'il a pris plus de temps !

D'où la nécessité alors d'évaluer précisément le temps passé pour connaître le coût réel humain, ce qui permettra ensuite, pour le devis du projet suivant, de réajuster au mieux son évaluation ou ses tarifs de vente et ainsi de se rapprocher de la réalité des coûts effectifs.

Mais comment alors évaluer simplement le temps passé sur un projet ? Heureusement  Odoo s'en charge pour vous ! 

Création d'un devis de services dans Odoo

Pour illustrer avec quelle facilité il est possible de découper en tâches un projet dans Odoo, puis d'attribuer à chacune de ces tâches un temps d'exécution a priori, et enfin de rentrer le temps effectivement passé et le coût cumulé que cela représente, nous allons demander à Odoo de créer un projet automatiquement à partir de notre bon de commande.

Supposons que nous vendions la création d'un site internet avec deux types de services :

• infographie (temps évalué à 3 jours)
• Intégration web (temps évalué à 5 jours)

Voici notre devis dans Odoo :

Chacune des 2 lignes de notre devis contient un service paramétré de la façon suivante :

Les paramètres du produit "infographie" sont définis de la façon suivante  :

• Type de produit :  "service" 

ce qui permet d'une part de le vendre à l'heure ou à la journée, par exemple, et d'autre part, de définir ce qui se passera à la commande, quand le devis sera confirmé par l'acceptation du client. Ici j'ai choisi :

• Créer à la commande : "Projet et Tâche" 

ce qui fait qu'un projet sera automatiquement créé et chaque ligne de mon devis deviendra une tâche à réaliser. Deux tâches seront aussi créées automatiquement , une pour l'infographie et une autre pour l'intégration web.

• Politique de facturation : Prépayé/Prix fixe

Ici on a dit en préambule que l'on ne facturerait pas nos services au temps passé (on aurait alors sélectionné "Basé sur les feuilles de temps" mais en prix fixe.

Création automatique du projet dans Odoo

Parfait, notre client a accepté notre devis. Il nous suffit de cliquer sur le bouton "Confirmer" et note devis devient une commande ferme. Avec notre paramétrage, dès cette confirmation, Odoo crée un projet. 

On peut directement voir qu'il a associé un Projet, 2 Tâches et 2 feuilles de temps à notre commande :

On pourra d'ailleurs, en revenant ici en cours de développement du site internet, voir le résumé de l'état d'avancement de notre commande (ici pour l'instant rien n'a commencé donc ​0% pour l'exécution des tâches et aucun temps encore enregistré sur ce projet) ​

 Cliquons sur le "smart bouton" "Projets" associé à notre commande pour gagner du temps et nous rendre directement dans notre projet :

 Odoo a repris les informations essentielles trouvées dans le bon de commande du client pour paramétrer le projet :

Il a créé automatiquement un compte analytique "S0016-Client Test" associé au projet, ce qui fait que l'on pourra connaitre les couts liés grâce à la ventilation analytique (voir l'article consacré au Analyse budgétaire de vos projets dans ce blog). 

Il a également repris le temps facturé, ici 64 heures (8 jours de 8 heures), la création d'une feuille de temps associée à chaque tâche et la valorisation de ce temps passé. Il n'y a quasiment rien à faire de plus. Odoo a travaillé pour nous. Tout est déjà prêt pour le suivi de projet !

Cliquons sur une tâche qui a été créée dans notre projet, par exemple la tâche infographie :

Dans l'onglet de la tâche infographie, on peut voir que celle-ci est liée à la ligne de commande infographie, que le temps figurant dans la commande est de 24h (3 jours). Pour l'exemple, j'ai saisi du temps passé par l'infographiste, soit 8h aujourd'hui et Odoo calcule le temps restant théorique, soit 16h.

On peut aussi en haut à gauche lancer le chronomètre de la tâche, et le temps réel sera pris en compte dans la feuille de temps jusqu'à ce qu'on arrête le chrono, par exemple en fin de journée.

Calcul des coûts liés au temps passé

Enfin, pour terminer ce petit exemple, allons voir l'état du projet en cliquant sur son statut qui permet d'afficher une synthèse financière du projet :

Pour l'exemple, dans la fiche employé, nous avons rentré un coût horaire de 20.000F.

Odoo a repris ce coût horaire et, à partir des 8 h entrées dans la feuille de temps, a calculé un coût de : -160.000F (8 x 20.000F) qui vient en déduction de la rentabilité du projet.

Il indique la facturation réalisé et la facturation à venir sur le projet.

En dehors du coût horaire, il est également possible d'imputer d'autres coûts à notre projet en faisant une ventilation analytique, par exemple d'une facture fournisseur sur le compte analytique lié à notre projet. (Voir notre précédent article : Analyse budgétaire de vos projets)

Vous voyez ici qu'en très peu d'étapes, uniquement à partir du bon de commande, Odoo a créé un projet parfaitement adapté au suivi de notre projet en termes de tâches, de temps passé théorique et effectif et de rentabilité.

Et voilà !

J'espère qu'à travers ce petit exemple, vous aurez pu saisir la facilité d'utilisation d'Odoo et toute sa puissance dans la gestion du temps et des coûts liés à un projet.

Si vous êtes intéressé par mieux connaitre Odoo, ou si vous envisagez de déployer ce magnifique outil dans votre organisation, n'hésitez pas à entrer en contact avec un de nos experts en cliquant sur le bouton  "Contactez-nous" en haut de cette page.