Introduction
Empruntons la définition au site GED.fr :
La GED est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques – typiquement des logiciels et/ou des matériels – pour prendre en charge la gestion des documents, à savoir les opérations et actions destinées à traiter et à exploiter les documents, par exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation, l’archivage, Etc.
Les automatismes rendent plus fiables les documents, leur gestion, leur accès, leur exploitation, et permettent aux utilisateurs de se consacrer davantage à leurs tâches à valeur ajoutée tout en réduisant considérablement les risques d’oubli et d’erreur.
Nous voyons ici que la définition de la GED ne se cantonne pas à l'archivage en ligne de documents. Elle intègre aussi les actions à planifier quant à l'usage de ce document, comme le partage, la validation ou la signature par un responsable.
Sous nos latitudes, l'archivage physique de documents papier est une activité coûteuse et à risque. La loi exige de garder les archives de l'entreprise durant 7 ans, ce qui peut représenter une masse considérable de dossiers ou de liasses de papier. Il est courant, dans les cabinets comptables, de voir une pièce ou plusieurs uniquement dédiées à cette activité de stockage. Hélas, l'humidité de l'hivernage, les insectes, les souris peuvent avoir rapidement raison de cette montagne de cellulose appétissante qui leur tend les bras...
Outre les problèmes inhérents à la conservation de ces documents (ils existent des sociétés d'archivages spécialisées qui en ont fait leur gagne-pain), le vrai enjeu est de pouvoir retrouver une information dans toute cette paperasse, souvent poussiéreuse.
Aujourd'hui, une grande partie de ces documents pré-existent sous forme électronique avant leur impression, et il est aisé de scanner, soit avec un périphérique d'ordinateur, soit avec un smartphone les documents physiques reçus. L'étape de digitalisation n'est donc plus véritablement une problématique en soi.
Beaucoup de logiciels existent déjà sur le marché, en général inspirés de la gestion de bibliothèque de livres ou de techniques d'archiviste. Mais quoi de mieux que d'avoir, au sein de son ERP, un espace de stockage, de classement et de traitement de tous les documents reçus, produits ou envoyés par l'organisation ? C'est ce qu'offre le Module Documents d'Odoo.
Après cette longue introduction pour démarrer cette série d'articles sur la GED, rentrons enfin dans le vif du sujet :
Le module Documents
L'objectif ici n'est pas de passer en revue toutes les riches fonctionnalités du module, mais d'attirer votre attention ou de vous faire découvrir des fonctions qui ont été pensées pour vous faciliter la vie au quotidien.
Si vous désirez en savoir plus sur le module Documents d'Odoo, voici le lien vers la présentation commerciale :
et pour aller encore plus loin, la documentation officielle en ligne :
Documents — Documentation Odoo
Importation de tout type de documents
Le module documents peut servir à stocker tout type de fichiers, des images, des vidéos (limitées à 64 Mo) des fichiers PDF et aussi à importer, créer, modifier et stocker des feuilles de calcul dynamiques.
Plus besoin d'utiliser Google Drive ou OneDrive de Microsoft, le stockage en ligne sécurisé offert par Odoo est illimité !
A partir de la version 18 on voit d'ailleurs apparaitre les dossiers "Mon drive" et "Shared with me" comme dans Google Drive.
Les documents PDF bénéficient pour leur lecture en ligne d'une liseuse riche en fonctionnalités :
De plus les fichiers PDF importés peuvent être "splitter" afin d'en séparer les parties en fichiers différents.
Un tableur type Excel est intégré dans Odoo. Des formules dans la feuille de calcul permettent de récupérer des données de la base de données Odoo très simplement, et d'alimenter également le module Tableau de bord. A partir du module Documents ou d'une Analyse en tableaux croisés dynamiques dans un autre module, on peut créer une feuille de calcul qui sera rempli directement de toutes les données utiles.
Les espaces de travail
Dans le module documents, les documents sont regroupés dans des dossiers et sous-dossiers que l'on appelle des espaces de travail.
Vous pouvez créer autant d'espaces de travail que vous voulez, chacun avec des droits différents d'accès pour les utilisateurs ou selon leur niveau de confidentialité. Mais surtout Odoo peut créer automatiquement des espaces de travail dédiés dans lesquels il regroupera les documents de l'entreprise par exemple par département, par nature ou par projet :
Par exemple, une note de frais ou une facture fournisseur digitalisée sera automatiquement classée dans l'espace de travail "Finance" pour une recherche facilitée. Le justificatif restera bien sûr toujours lié aussi à sa fiche de création et sera donc accessible de 2 manières différentes.
Une facture fournisseur digitalisée et importée dans la comptabilité :
se retrouve dans l'espace de travail "finance" également :
Un module d'I.A. (Intelligence Artificielle) est capable de lire automatiquement les facture fournisseurs et note de frais et d'en ressortir le nom du fournisseur, la date le montant et la tva sans intervention humaine. Il permet de gagner un temps précieux sur les gros volumes et de consacrer son temps sur autre chose que de la saisie.
Une façon très commode d'importer des documents est aussi de les envoyer par mail. En effet, chaque espace de travail possède sa propre adresse mail sous forme d'un alias personnalisable.
Tous les scanners récents des imprimantes "tout en un" sont reliés à l'internet et peuvent envoyer un document scanné automatiquement à une adresse mail pré-remplie qui peut donc être un alias d'un espace de travail dans Odoo.
Dans la capture ci-dessous, on peut apercevoir le lien de partage d'un espace de travail en ligne qui est généré automatiquement, et aussi l'alias du mail pour envoyer un document à Odoo via le scanner ou sa boite mail.
Regrouper tous les documents d'un projet
On peut demander à Odoo, à la création automatique (à partir d'un bon de commande de services) ou manuelle d'un projet dans le module Projet, de créer un espace de travail permettant de regrouper tous les documents de de projets qui ont été attachés, soit au projet, soit aux tâches du projet.
On pourra y retrouver aussi les comptes-rendus d'étapes ou de jalon.
Les Etiquettes
Il y a mille façon d'étiqueter des documents pour pouvoir les trier, les filtrer ou les retrouver facilement. Le système retenu par Odoo est à la fois simple et très puissant : on peut mettre autant d'étiquettes que l'on veut sur un document, qui sont des informations pertinentes de classement selon autant de critères que nécessaires. Mais surtout on pourra définir des ensemble d'étiquettes par espaces de travail afin de personnaliserune classification efficace sans se noyer dans des listes trop longues de critères. Ces étiquette pourront être créées au fur et à mesure des besoins.
et voilà !
Dans cette première découverte du module Documents, nous n'avons pas abordé le traitement, les actions auxquelles on peut soumettre un document ou les validations, la signature en ligne, etc. qui feront l'objet d'un autre article.
Si vous êtes intéressé par mieux connaitre Odoo, ou si vous envisagez de déployer ce magnifique outil dans votre organisation, n'hésitez pas à entrer en contact avec un de nos experts en cliquant sur le bouton "Contactez-nous" en haut de cette page.
