Introduction

La survie et la croissance à venir des entreprises sénégalaises dépendent en grande partie de leur maîtrise du digital. Avec le changement de stratégie politique actuelle, on assiste à un bouleversement de l'économie informelle. Certaines PME n'ont pas accès aux marchés de l'état car celui-ci leur demande d'être en règle sur le plan social et sur le plan fiscal avant de leur octroyer un marché. Mais être en règle nécessite de posséder des outils modernes afin de calculer à temps le montant de ses cotisations, de faire ses déclarations de TVA en temps voulu ou de produire les états financiers exigés par le code des entreprises.  

Au delà de cette mise en conformité, bientôt incontournable, de connaitre en temps réel la situation financière de son entreprise, sans attendre parfois plusieurs mois le résultat donné par les saisies des documents réalisées par un cabinet comptable extérieur, devient aussi une nécessité. Le management agile imposé par une économie instable demande de prendre les bonnes décisions et de corriger le tir avec des délais de plus en plus courts, avant qu'il ne soit trop tard. 

Par ailleurs, de mauvaises prévisions de trésorerie, du laxisme dans le recouvrement des factures de clients mauvais payeurs, ou une méconnaissance des délais de décaissement de ses cotisations obligatoires peuvent amener rapidement une entreprise dans une situation risquée, sur le plan financier ou juridique. 

Il faut se poser les questions importantes de l'objectif de la  transformation digitale :

• Améliorer le pilotage de l'organisation ?

• Réduire ses délais de livraison ?

• Mieux contrôler le travail effectué ?

• Augmenter la qualité des produits ou des services vendus au client ?

• Réduire ses coûts et ses charges en les pistant de façon plus précise ?

• Aider ses collaborateurs à être plus efficaces en leur faisant gagner du temps ?

Pour répondre à toutes ces questions, il existe désormais des outils numériques de gestion et de pilotage les ERP, permettant au manager de réduire ses délais de prises de décision grâce à une information fiable qui remonte en temps réel, avant même le passage des écritures comptables.

Afin d'opérer leur transformation digitale dans les meilleures conditions, les entreprises doivent choisir un bon outil, tel qu'Odoo, ayant déjà fait ses preuves dans plus de 50.000 organisations et auprès de plus de 12.000.000 d'utilisateurs à travers le monde. 

Le management  doit également se faire accompagner par des experts de la mise en place de ce type d'outils. Mais au-delà de du déploiement de l'outil des changements doivent être opérés au sein de l'organisation elle-même pour garantir le succès de cette transformation.

Les cinq axes de la transformation digitale des entreprises

Afin d'éviter que ce changement devienne une opération complexe, cette transformation nécessite d'élaborer une stratégie ad oc. Pour ce faire, les entreprises doivent intervenir sur cinq grands axes, souvent en parallèle. 

Transformation de la stratégie informatique de l’entreprise

Aujourd’hui, de plus en plus d'entreprises qui réussissent sont des entreprises technologiques dont les dirigeants sont férus de technologies. La transformation digitale place les technologies de l'information au cœur de la stratégie d’entreprise. Etre mieux informé et plus rapidement afin de prendre les meilleures décisions just in time. La clé d'une bonne stratégie digitale est la maitrise des flux d'informations qui circulent entre les fournisseurs et partenaires, les employés et les clients. 

Cette approche permet de réduire les dépenses d’exploitation car l'informatique permet d'économiser un temps précieux et de gagner en efficience. Elle est même susceptible de révolutionner l'activité. Pour autant, il est nécessaire de ne pas multiplier les systèmes ou les logiciels en pensant bien faire, car, du coup, l'information y est dissipée, difficile à consolider  et parfois localisée dans des systèmes incompatibles entre eux.. 

En alignant toute l’entreprise et toutes les technologies utilisées en interne sur un modèle unifié, l'ensemble de la chaine de production de valeur gagnera en efficacité. 

Fini les mise à jour de tableaux excel, les échanges de fichiers en pièce attachée, les problèmes de doublons ou d'import et export de données, sources d'erreur. Le cœur de la gestion et du suivi sera un seul outil informatique autour duquel tout le monde se retrouvera pour performer.

Réalignement des opérations métier

La transformation des processus métier et l’adoption de nouvelles méthodes de travail, synonymes d’agilité et montée en compétences, jouent un rôle essentiel dans cette réussite.

 Quels sont les principaux besoins de vos clients et de vos collaborateurs et comment des processus digitaux peuvent-ils y répondre ? 

Commencer par ces questions vous permet de créer de meilleurs processus à tous les niveaux – qu’il s’agisse d’améliorer le service client grâce à une meilleure exploitation des données, de mettre une analytique en place afin de mieux cerner les charges d'exploitation ou la rentabilité d'un projet, de migrer des services stratégiques dans le cloud pour une meilleure sécurité, de digitaliser la supply chain et le contrôle qualité de la fabrication.

Rendre les technologies de l'information accessibles au plus grand nombre

À l’heure où les clients sont plus exigeants et où le rythme du changement s'accélère, il est nécessaire d’instaurer de nouvelles méthodes de travail et de les associer à des capacités techniques modernes.  Mais les solutions professionnelles ne sont pas gratuites.

Lorsqu’il s’agit d’orienter leurs investissements technologiques, la majorité des entreprises prennent des décisions sous-optimales. Elles hésitent à investir dans une solution digitale qui peut représenter un coût non négligeable, doute parfois du gain en efficience qui en résulte. Et puis l'acquisition d'un logiciel n'est pas suffisant, il faut aussi manager le changement et l'appropriation de la solution, grâce à un partenaire d'expérience sur lequel s'appuyer tout au long de la transformation en cours. Tout se résume à l’adoption du changement et de l’innovation. Une transformation digitale réussie implique une approche radicalement différente : à savoir, une approche où les technologies sont accessibles et les équipes impliquées et réactives.

Mise en place progressive d'un socle technologique évolutif 

La transformation digitale ne se fait pas en une seule phase. Il est important de ne pas vouloir tout faire en même temps. Le repas à avaler doit rester digeste. Il vaut mieux l'étaler en plusieurs petits plats, l'effort doit être faisable sans trop d'efforts. Il faut anticiper le  temps d'adaptation et d'assimilation des nouvelles façons de travailler. 

L'appropriation des nouveaux outils devra se faire par flux de travail, par département, un par un. Une approche modulaire est synonyme de changement progressif et durable. Enfin, il est essentiel de rester centré sur les besoins du client. La transformation digitale n'a pas comme vocation unique l'amélioration du pilotage de l'organisation, elle doit impacter la qualité des  service ou des produits vendus au client et améliorer l'efficacité des collaborateurs. Elle répond à plusieurs objectifs complémentaires. La transformation digitale doit optimiser la chaîne de valeurs créée au sein de l'organisation.

Gestion du changement au niveau des ressources humaines

La transformation digitale concerne tous les aspects de l’activité de l'entreprise. Pour qu’elle soit efficace, les effectifs doivent être formés au digital et recevoir le soutien des dirigeants. Les collaborateurs doivent sentir l'important donnée à cette mutation par l'implication de la direction générale. Ils doivent aussi s’appuyer sur une culture qui soit alignée sur les technologies à adopter et sur le meilleur moyen de les intégrer dans les tâches quotidiennes.  La Direction des RH doit vaincre, par de la sensibilisation et de l'accompagnement, l'inertie au changement. Elle devra combattre les mauvaises habitudes de travail dont il est si difficile de se départir. L'ERP devra s'adapter aux processus métier de l'entreprise mais parfois aussi cela sera à l'entreprise de s'adapter au fonctionnement éprouvé de sa solution informatique. Elle devra apprendre à travailler différemment. Sinon le changement ne se sentira pas. 

• À quoi doit ressembler le travail du futur ?

• Comment doivent évoluer les rôles et responsabilités autour de l'utilisation de la nouvelle solution digitale ? 

• Comment la technologie peut-elle améliorer le partage des connaissance et la collaboration ? 

• Comment former aussi les responsables ?  

• Et ceux qui pensent qu'ils n'ont plus rien à apprendre ?  

Si les technologies posent de nouveaux défis aux collaborateurs, elle peuvent aussi en relever un grand nombre. 

À l’heure de l'intelligence artificielle, du remplacement de certains tâches humaines par des machines, l'entreprise traditionnelle qui ne se remet pas en cause en préparant le futur grâce aux nouvelles technologies se met en situation de risque. On entend dire que les organisations qui ne s'adaptent pas à un environnement qui évolue périclitent, puis meurent, étouffées par la concurrence. 

C'est la dure loi de la bataille économique. The struggle for life.