introduction
Il est parfois important de vérifier si les collaborateurs de l'entreprise sont bien présents dans les locaux, ne serait-ce que pour des questions d'assurance, mais aussi afin de vérifier si les absences ont été signalés ou justifiées.
De la même façon, le contrat du salarié prévoit un nombre d'heures à effectuer par jour et une exigence de respect des horaires contractuels. Parfois, lorsqu'une convention existe pour rémunérer les heures supplémentaires, il peut être très utile d'avoir un système qui mesure automatiquement les heures en plus effectuées. Mais cela peut représenter une quantité de données fastidieuses à compiler au quotidien. Heureusement, Odoo est là pour vous faire gagner du temps, en digitalisant et automatisant la saisie et le traitement des données portant sur vos ressources humaines.
Finalement la transformation digitale, ce n'est que ça, non ?
Trouver des systèmes pour faciliter la saisie des données ou la digitalisation automatique des documents
Pouvoir traiter ces données numériques informatiquement avec un bon ERP.
Pouvoir utiliser cette base de données pour optimiser la prise de décision, grâce à un tableau de bord dynamique et personnalisé
L'app Présences d'Odoo
L’application Présences d’Odoo fonctionne comme une pointeuse. Elle permet d'enregistrer les entrées et sorties du personnel, de calculer les heures de présences effectives et le cas échéant de les transmettre au module PayRoll d'Odoo pour imputer les manquements ou les heures supplémentaires sur les fiches de salaire.
Dans Odoo, on peut gérer des employés sans licence qui ne travaillent pas dans le système et des employés qui ont une licence et se connectent avec leur login et leur mot de passe.
Le mode Kiosque
Les employés qui n'ont pas de licence utilisateur, peuvent par exemple, s’enregistrer à leur arrivée et à leur départ à l’aide d’un appareil dédié en mode kiosque.
Un kiosque est une station en libre-service, où les employés peuvent s’enregistrer et quitter le travail avec un badge ou un porte-clés RFID. En règle générale, ces appareils sont dédiés en tant que kiosques uniquement, mais tout appareil doté d’un navigateur Internet peut être configuré aussi en tant que kiosque.
On s'enregistrera au kiosque avec son badge créé et imprimé avec le module employés. les RH peuvent attribuer à chaque employé un numéro de badge et un PIN.
On peut utiliser à l'entrée des bureaux, par exemple sur le comptoir du vigile, les appareils suivants, déjà munis de leur caméra pour scanner le code-barre du badge :
- Ordinateur portable ou de bureau
- Tablette
- Téléphone portable (Android ou iOS)
Un autre système très peu coûteux pour contrôler les accès est le lecteur RFID : on donne à chaque employé un porte-clé RFID unique et au contrôle d'accès ils doivent le glisser sur le lecteur prévu à cet effet.
Enfin le mode kiosque permet également de s'enregistrer avec un code PIN (qui pourra être changer facilement). L'employé tapera son code PIN qui l'identifiera et enregistrera son heure de venue.
Ces systèmes de contrôle sont les mêmes que ceux utilisés dans le module POS qui permet de gérer des ventes comptoir dans un magasin ou un show-room.
Signaler sa présence avec Odoo
Les utilisateurs qui ont accès au système Odoo grâce à une licence, peuvent également s’enregistrer directement à partir de la base de données sur leur écran, une fois connectés avec leur login et leur mot de passe dans la base de données de travail. Pendant toute la durée de leur connexion, le voyant sera vert, sinon il sera rouge s'ils ne s'enregistrent pas.
Les gestionnaires des ressources humaines peuvent alors rapidement voir qui est disponible à un moment donné, en temps réel, créer des rapports de présence pour voir les heures de chacun et obtenir des informations sur les employés qui ont fait des heures supplémentaires, ou ont quitté le travail plus tôt que prévu.
Odoo prévoit une certaine tolérance au départ avant et après qui peut être paramétré
Exemple : Une société définit à la fois les champs Tolérance sur minutes et sur le champ de travail les heures d’ouverture de l’ensemble de l’entreprise sont fixées de 9h00 à 17h00. Si un employé s’enregistre à 9h00 et quitte à 17h14, les 14 minutes supplémentaires ne sont pas prises en compte dans ses heures supplémentaires. Si un employé s’enregistre à 9h00 et quitte à 17h14, les 14 minutes supplémentaires ne sont pas prises en compte dans ses heures supplémentaires.
Détails du registre de présence
Odoo capture divers détails de l’heure et du lieu lorsqu’un utilisateur s’enregistre et se retire. Les détails spécifiques sont déterminées par la méthode d’enregistrement et de sortie de l’utilisateur.
Détails principaux
- Employé : le nom de l’employé.
- Enregistrement : la date et l’heure auxquelles l’employé s’est enregistré.
- Départ : la date et l’heure du départ de l’employé. Cela n’apparaît que si le l’employé a quitté l’entreprise.
- Heures travaillées : le temps total que l’employé a enregistré pour la journée, en heures et minutes (HH :MM). Cette valeur calcule tous les arrivées et les départs de la journée, si l’employé s’est enregistré et est sorti plusieurs fois.
- Heures supplémentaires : toutes les heures supplémentaires que l’employé a enregistrées et qui dépassent son travail prévu.
Détails d’arrivée et de départ
Les informations suivantes s’affichent pour les sections Archivage et Extraction.
- Mode : la méthode avec laquelle les informations de présence ont été collectées. Systray s’affiche si l’employé s’est connecté et déconnecté directement à partir du base de données, Manual s’affiche si l’employé s’est connecté à l’aide d’un kiosque de présence.
- Adresse IP : l’adresse IP de l’ordinateur que l’employé a utilisé pour se connecter ou se déconnecter.
- Navigateur : le navigateur Web que l’employé a utilisé pour se connecter ou se déconnecter.
- Localisation : la ville et le pays associés à l’adresse IP de l’ordinateur.
- Coordonnées GPS : les coordonnées spécifiques lorsque l’utilisateur s’est connecté ou déconnecté. Pour afficher le coordonnées spécifiques sur une carte, cliquez sur le bouton → Afficher sur les cartes sous les coordonnées GPS. Cela ouvre une carte dans un nouvel onglet du navigateur, avec l’emplacement spécifique Souligné.
Toutes ces données peuvent être visualisées de façon plus agréable grâce au menu analyse et peuvent être édités sous forme de reporting ou exporter.
et voilà !
Dans cette découverte du module Présence, nous avons parcouru les grandes fonctionnalités qui en faisaient son intérêt. Comme tous les modules Odoo, une multitude de fonctionnalités existent, afin de communiquer avec les autres modules, mais aussi pour s'adapter à différents besoins ou cas de figure qui peuvent se rencontrer dans les organisations. Le module Présence, peut remplacer avantageusement des systèmes de contrôle d'accès couteux et fermés, tout en venant nourrir automatiquement le département RH de données précieuses. C'est un outil précieux d'analyse pour le management des ressources humaines.
Si vous êtes intéressé par mieux connaitre Odoo, ou si vous envisagez de déployer ce magnifique outil dans votre organisation, n'hésitez pas à entrer en contact avec un de nos experts en cliquant sur le bouton "Contactez-nous" en haut de cette page.
